Quy trình tổ chức sự kiện khai trương đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đây không chỉ là dịp để giới thiệu thương hiệu mà còn là cơ hội để tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và đối tác.
Việc tổ chức sự kiện một cách bài bản giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro hiệu quả, đảm bảo mọi khâu diễn ra suôn sẻ và kích thích doanh số bán hàng qua các chương trình khuyến mãi. Với quy trình tổ chức sự kiện khai trương rõ ràng và chi tiết, doanh nghiệp có thể tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
Cùng Willgroup tìm hiểu chi tiết quy trình tổ chức sự kiện khai trương từ A-Z với hướng dẫn cụ thể từng bước, từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, đến triển khai và quản lý sự kiện.
Lễ khai trương là gì?
Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng được tổ chức để chính thức giới thiệu và ra mắt một doanh nghiệp, cửa hàng, văn phòng, hoặc cơ sở mới đến với công chúng. Đây là dịp để doanh nghiệp thông báo về sự hiện diện của mình trên thị trường, tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, và cộng đồng.
Sự kiện khai trương thường bao gồm các hoạt động như cắt băng khánh thành, phát biểu của lãnh đạo, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, và các hoạt động giải trí, tiệc tùng để chào đón khách mời. Mục tiêu chính của sự kiện này là thu hút sự chú ý, tạo dựng thương hiệu và khởi đầu một mối quan hệ tích cực với khách hàng và đối tác.
Vai trò của sự kiện khai trương:
- Giới thiệu thương hiệu: Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu, sản phẩm, hoặc dịch vụ của mình đến với công chúng.
- Thu hút khách hàng: Sự kiện này giúp thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng, thúc đẩy họ đến tham quan và trải nghiệm.
- Xây dựng mối quan hệ: Lễ khai trương tạo điều kiện để doanh nghiệp thiết lập và củng cố mối quan hệ với đối tác, khách hàng, và cộng đồng.
- Tạo dấu ấn: Một sự kiện khai trương ấn tượng có thể để lại dấu ấn mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện trong mắt công chúng.
Thời điểm nào nên tổ chức sự kiện khai trương?
Thời điểm tổ chức sự kiện khai trương là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện. Nhiều doanh nghiệp tại châu Á còn chọn ngày giờ tổ chức khai trương theo phong thủy, tin rằng điều này sẽ mang lại may mắn và thuận lợi cho việc kinh doanh. Dưới đây là cách triển khai buổi lễ hợp phong thủy mà bạn nên biết:
Lựa chọn ngày khai trương theo tuổi
Chọn ngày khai trương theo tuổi là một phương pháp phổ biến trong văn hóa Á Đông, đặc biệt là ở Việt Nam và Trung Quốc. Phương pháp này dựa trên nguyên tắc phong thủy và tử vi để xác định ngày giờ tốt lành, hợp với tuổi của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức. Mục đích là để đảm bảo rằng việc khai trương sẽ mang lại may mắn, thịnh vượng và thành công.
Dưới đây là các bước cơ bản để chọn ngày khai trương theo tuổi:
- Xác định tuổi của người đứng đầu: Trước hết, cần biết chính xác tuổi âm lịch của người chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện chính cho việc khai trương. Tuổi này thường dựa trên năm sinh âm lịch.
- Xác định cung mệnh và ngũ hành: Mỗi tuổi âm lịch sẽ thuộc về một trong 12 con giáp và mang một cung mệnh (Kim, Mộc, Thủy, Hỏa, Thổ). Việc hiểu rõ cung mệnh sẽ giúp tìm ra ngày giờ tốt lành tương ứng.
- Tra cứu ngày giờ tốt: Dựa trên tuổi và cung mệnh, người ta sẽ tra cứu lịch vạn niên hoặc sử dụng các công cụ phong thủy để tìm ra những ngày tốt (hoàng đạo) phù hợp. Các ngày này thường tránh xung khắc với tuổi của chủ doanh nghiệp và được coi là mang lại may mắn. Ngược lại, các ngày xấu (hắc đạo) hoặc xung khắc với tuổi nên tránh.
- Chọn giờ hoàng đạo: Ngoài việc chọn ngày, giờ hoàng đạo – thời điểm mà sao tốt chiếu – cũng rất quan trọng. Giờ hoàng đạo thường được chọn để bắt đầu nghi thức khai trương, như cắt băng, khởi động hoạt động kinh doanh.
- Tham khảo chuyên gia phong thủy: Để có sự tư vấn chi tiết và chính xác, nhiều doanh nghiệp thường nhờ đến các chuyên gia phong thủy hoặc các thầy tử vi để giúp chọn ngày giờ khai trương tốt nhất.
Ví dụ: Nếu chủ doanh nghiệp sinh năm Mậu Thìn (1988), thuộc mệnh Mộc, thì cần tránh những ngày thuộc hành Kim và những ngày có chi xung khắc với Thìn như ngày Tuất. Ngày tốt sẽ là những ngày thuộc hành Thủy (tương sinh với Mộc) hoặc hành Mộc (bản mệnh), và cần chọn giờ khai trương trong ngày phù hợp với tuổi Mậu Thìn.
Chọn ngày khai trương theo tuổi là một cách thức kết hợp yếu tố truyền thống với niềm tin về sự may mắn, giúp doanh nghiệp khởi đầu suôn sẻ và thuận lợi trong kinh doanh.
Lựa chọn thời gian khai trương
Ngoài việc lựa chọn ngày khai trương, việc chọn giờ phù hợp cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Mỗi ngày thường có những khung giờ được coi là tốt lành, thích hợp cho các sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương, hay khánh thành. Vì vậy, bạn nên cân nhắc lựa chọn thời gian sao cho vừa phù hợp với lịch trình của khách mời, vừa đáp ứng yêu cầu phong thủy để có một khởi đầu thuận lợi và suôn sẻ.
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chi tiết nhất
Tổ chức sự kiện khai trương là cơ hội quan trọng để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu tới khách hàng. Để đảm bảo buổi lễ khai trương diễn ra thành công, bạn cần thực hiện theo các bước quy trình tổ chức sự kiện khai trương sau đây:
Bước 1: Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Trước khi triển khai sự kiện, một kế hoạch chi tiết là rất cần thiết. Đầu tiên, cần xác định loại hình và mục tiêu của sự kiện để định hình chiến lược tổ chức.
- Xác định đối tượng khách mời giúp đảm bảo nội dung và hoạt động của sự kiện phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ.
- Xác định ý tưởng và chủ đề sẽ tạo ra sự hấp dẫn và nét đặc trưng cho sự kiện. Sau đó, chọn thời gian và địa điểm tổ chức sao cho thuận tiện và phù hợp với mục tiêu.
- Dự trù chi phí tổ chức là bước quan trọng để quản lý ngân sách hiệu quả và tránh phát sinh chi phí không mong muốn.
- Xác định và thiết lập quan hệ với các đối tác và nhà tài trợ để đảm bảo sự hỗ trợ tài chính và nguồn lực cần thiết.
Xây dựng kịch bản và timeline chi tiết giúp tổ chức sự kiện một cách suôn sẻ và hiệu quả. Cuối cùng, lập kế hoạch quảng bá nhằm thu hút khách mời và tạo sự chú ý, đảm bảo sự kiện được đông đảo người biết đến và tham gia.
>> Xem thêm: Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương & mẫu chi tiết
Bước 2: Chuẩn bị vật dụng, khảo sát địa điểm thực tế
Bạn cần khảo sát địa điểm sau khi hoàn tất kịch bản và báo giá chương trình. Thông thường, đối với các buổi lễ khai trương, địa điểm tổ chức sẽ là chính cơ sở đang được khai trương, tạo điều kiện cho khách hàng và đối tác tham quan, trải nghiệm dịch vụ và sản phẩm. Nhiệm vụ của bạn là quan sát kỹ lưỡng địa điểm để có thể lập kế hoạch thi công và trang trí sao cho hợp lý nhất.
Bước 3: Gửi thư mời khai trương và thông báo trên mạng xã hội
Thư mời khai trương đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Một tấm thư mời đẹp mắt và cẩn thận sẽ thể hiện sự chân thành của doanh nghiệp đối với khách mời. Sự kiện càng lớn thì thư mời càng cần phải được thiết kế chuyên nghiệp và sang trọng.
Sau khi hoàn thiện thư mời, bước tiếp theo là lập danh sách khách mời tham dự sự kiện. Doanh nghiệp cần dựa vào mối quan hệ và quy mô để xác định danh sách khách mời phù hợp. Thông thường, khách mời sẽ bao gồm người thân, bạn bè, khách hàng, đối tác, v.v. Đối với những doanh nghiệp lớn hơn, họ có thể mời các KOLs, người nổi tiếng, diễn viên, ca sĩ,… để thu hút sự chú ý của công chúng đến sự kiện.
Việc kiểm tra kỹ lưỡng danh sách khách mời cũng là một bước không thể bỏ qua để tránh bỏ sót ai đó quan trọng. Gửi thư mời là một công đoạn quan trọng mà bạn cần chú ý. Doanh nghiệp có thể gửi thư mời trực tiếp hoặc qua các kênh online như email, Facebook, Zalo, Skype,… và chờ phản hồi. Để chốt số lượng khách mời, nên liên hệ trực tiếp để xác nhận sự tham dự của họ.
Cuối cùng, việc đăng thông báo khai trương lên mạng xã hội là một phương pháp truyền tải thông điệp nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm. Thay vì phải gửi thư mời tận tay, chỉ cần đăng một bài viết thông báo khai trương lên các trang mạng xã hội, doanh nghiệp đã có thể thông báo rộng rãi về sự kiện của mình. Rất đơn giản, đúng không?
>> Xem thêm: Thư mời đẹp: cách viết và cấu trúc chuẩn “sang, xịn, mịn”
>>> Xem thêm: Mẫu thư mời tất niên chuẩn, đẹp ngất ngây
>>> Xem thêm: Thư mời họp báo: Quy trình viết và mẫu chi tiết nhất 2025
Bước 4: Trang trí, chuẩn bị mâm cúng, bài cúng, quà tặng cho khách mời
Mâm cúng khai trương là một phần không thể thiếu trong ngày đặc biệt này. Vậy cần chuẩn bị những gì để đảm bảo mâm cúng được đầy đủ và chỉn chu? Hãy cùng điểm qua các vật phẩm quan trọng sau:
- Một lọ hoa đồng tiền hoặc hoa cúc để cầu mong phúc lộc và may mắn.
- Mâm ngũ quả gồm 5 loại trái cây tượng trưng cho ngũ phúc lâm môn. Tuỳ vào vùng miền mà mâm ngũ quả sẽ khác nhau. Miền Bắc thường chọn phật thủ, sung, chuối xanh, bưởi, hồng, quất cảnh, ớt, dứa,… Trong khi đó, miền Nam thường sử dụng mãng cầu, dừa, đu đủ, xoài, sung,…
- Ba chén chè (như chè đậu, chè thạch, …)
- Ba chén nước trong để cúng khai trương.
- Hai cây đèn cầy.
- Một chai rượu nếp.
- Trầu cau.
- Gạo và muối cúng.
- Vàng mã để cúng bái.
- Các loại trái cây khác như mía, ổi, cóc, sắn, khoai lang, đậu.
- Bạn cũng có thể chuẩn bị thêm gà luộc hoặc heo quay, tùy vào quy mô và chi phí của công ty.
Cách thực hiện lễ cúng khai trương cũng khá đơn giản. Trước tiên, bạn cần sắp xếp các lễ vật cúng khai trương lên bàn lớn đặt trước cửa hàng hoặc công ty. Khi đến giờ tốt, hãy thắp đèn và nhang, rồi lạy ba lần. Sau đó, bạn hãy đọc bài cúng khai trương với tâm thành:
“Nam mô A Di Đà Phật, Nam mô A Di Đà Phật, Nam mô A Di Đà Phật.
Chúng con kính lạy chín phương Trời, kính lạy Chư Phật, kính lạy các ngài Ngũ Phương, Ngũ Thổ, Long Mạch, Tài Thần,… cùng các vị Tôn thần. Chúng con cũng kính lạy các vị thần linh cai quản khu vực này. Tín chủ của con tên là ……
Hôm nay là ngày … Gia chủ con thành tâm chuẩn bị lễ vật, thắp nén nhang tâm kính dâng lên trước án, với lòng thành tâm bày tỏ. Tín chủ con xây cất (hoặc thuê) một cửa hàng, nhà xưởng, văn phòng… tại địa chỉ này (địa chỉ) … Tín chủ con là (chức vụ) .…… Nay con xin thành tâm khai trương mở đầu việc kinh doanh. Vì vậy, chúng con đã chọn ngày lành tháng tốt, kính dâng lễ vật lên các ngài và bách linh, mong được soi xét.
Chúng con kính mời các ngài cùng quy tụ tại đây để thụ hưởng lễ vật, phù hộ độ trì cho gia chủ chúng con, giúp việc kinh doanh thuận lợi, gặp nhiều may mắn.
Chúng con thành tâm kính lễ trước các ngài, xin được người phù hộ độ trì.
Nam mô A Di Đà Phật (lặp lại 3 lần).”
Bước 5: Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh
Trước khi sự kiện chính thức bắt đầu, bạn nên tiến hành một buổi tổng duyệt để kiểm tra và phát hiện kịp thời các vấn đề có thể phát sinh. Tổng duyệt cũng giống như một phiên bản thử nghiệm của sự kiện chính, giúp bạn nắm vững kịch bản, làm quen với quy trình, từ đó giảm thiểu tình huống bất ngờ và hạn chế các sai sót khi chương trình chính thức diễn ra.
Bước 6: Tiến hành lễ khai trương
Để đảm bảo buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tối đa các rủi ro, bạn cần có một đội ngũ nhân sự vận hành chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Những người này sẽ biết cách điều phối, dẫn dắt chương trình và, đặc biệt, có khả năng dự đoán và xử lý các vấn đề phát sinh.
Bước 7: Dọn dẹp kết thúc lễ khai trương
Sau khi lễ khai trương kết thúc, hai bên cần tiến hành nghiệm thu lại các hạng mục của chương trình. Quá trình này giúp cả hai bên kiểm soát và đánh giá các hạng mục đã thực hiện, bao gồm cả những phát sinh trong sự kiện. Sau đó, nhân sự sẽ chịu trách nhiệm thu dọn tất cả trang thiết bị và các hạng mục trang trí, để trả lại địa điểm về trạng thái ban đầu.
Kết thúc lễ khai trương cũng là thời điểm để các bên cùng ngồi lại, đánh giá những hạn chế của chương trình nhằm rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau này. Việc trao đổi này còn giúp các đơn vị và doanh nghiệp nhìn nhận lại và đánh giá hiệu quả của buổi lễ khai trương vừa diễn ra.
Tổ chức sự kiện khai trương cần làm gì?
Để buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ và thành công, bạn cần lưu ý các công việc sau:
- Chọn ngày khai trương: Lựa chọn ngày lành, phù hợp với mệnh của người đứng đầu để tổ chức lễ khai trương.
- Chuẩn bị khai trương: Trang trí cửa hàng hoặc văn phòng thật bắt mắt để thu hút sự chú ý của khách tham dự cũng như khách hàng tiềm năng.
- Lập kế hoạch truyền thông: Xây dựng kế hoạch truyền thông đa kênh nhằm quảng bá sự kiện rộng rãi và thu hút được nhiều khách hàng nhất.
- Cúng khai trương: Chuẩn bị đầy đủ các lễ vật cần thiết và bài văn khấn khai trương phù hợp để buổi lễ diễn ra thuận lợi.
- Bán hàng ngay trong ngày khai trương: Sau khi kết thúc các nghi lễ như múa lân sư rồng và cắt băng khai trương, cửa hàng có thể mở cửa đón khách tham quan, mua sắm. Các khâu thanh toán, khuyến mãi, đóng gói, và đón tiếp khách hàng cần được thực hiện cẩn thận để tạo ấn tượng tốt.
>> Xem thêm: Bí quyết tổ chức sự kiện để tạo ấn tượng mạnh mẽ
Những lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương
Dưới đây là những lưu ý ngắn gọn để tổ chức sự kiện khai trương thành công:
- Chọn ngày và giờ tốt: Hãy chọn ngày và giờ phù hợp để mang lại may mắn.
- Lập kế hoạch chi tiết: Bao gồm tất cả các khâu từ chuẩn bị, trang trí, đến triển khai và kết thúc sự kiện.
- Quản lý tài chính: Xác định và phân bổ ngân sách hợp lý, dự phòng chi phí phát sinh.
- Trang trí ấn tượng: Tạo không gian nổi bật và phù hợp với thương hiệu.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: Chuẩn bị đội ngũ chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
- Kịch bản mạch lạc: Chuẩn bị kịch bản chi tiết và tổ chức tổng duyệt trước sự kiện.
- Lễ cúng đúng chuẩn: Đảm bảo lễ cúng khai trương diễn ra theo đúng nghi thức.
- Quảng bá hiệu quả: Triển khai truyền thông trước, trong và sau sự kiện.
- Tiếp đón khách chu đáo: Chăm sóc khách mời lịch sự và tạo bầu không khí thoải mái.
- Quản lý rủi ro: Chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ.
- Đánh giá sau sự kiện: Rút kinh nghiệm để cải thiện cho các lần tổ chức sau.
Những lưu ý này giúp bạn đảm bảo buổi khai trương diễn ra thuận lợi và đạt được mục tiêu đề ra.
Willgroup – Công ty tổ chức sự kiện khai trương uy tín, chuyên nghiệp
Tại Willgroup, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương với quy trình chuyên nghiệp và đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng. Đội ngũ của chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn từ việc lên kế hoạch chi tiết, lựa chọn ngày giờ phù hợp, đến thiết kế và trang trí không gian, đảm bảo mọi yếu tố đều hoàn hảo.
Chúng tôi cam kết mang đến một sự kiện khai trương ấn tượng và thành công, giúp doanh nghiệp của bạn gây ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự chú ý từ khách hàng và đối tác. Với Willgroup, mỗi sự kiện khai trương không chỉ là một buổi lễ, mà là một bước khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển của bạn.
Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí:
Địa chỉ: BPA-04.22 Tòa nhà Botanica Premier. 108 Hồng Hà, P2, Quận Tân Bình, TP HCM
Số điện thoại: 0567 144 999
Email: willgroup.vn@gmail.com
