Tổ chức sự kiện là gì?

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói là giải pháp toàn diện, từ việc lên kế hoạch, chuẩn bị, đến thực hiện và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Dịch vụ này sẽ giúp khách hàng giải quyết nhiều khâu phức tạp của chương trình, tránh khỏi những phát sinh không mong muốn, tiết kiệm thời gian và công sức.

Mục đích tổ chức sự kiện:

Mục đích của tổ chức sự kiện chính là những giá trị, kết quả mà công ty, ban tổ chức mong muốn đạt được sau khi sự kiện kết thúc. Tùy vào mỗi loại sự kiện sẽ có những mục đích khác nhau, có thể kể đến như:

• Sự kiện ra mắt sản phẩm nhằm mục đích đưa sản phẩm mới đến gần hơn với khách hàng, giúp họ hiểu hơn về đặc tính và chất lượng sản phẩm. Từ đó thúc đẩy niềm tin của khách hàng đối với thương hiệu và tăng doanh số bán hàng.

• Sự kiện tất niên (Year End Party): nhằm để công ty tri ân những nỗ lực của đội ngũ nhân viên, đồng thời gửi lời cảm ơn đến các đối tác, khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt năm qua. Sự kiện tất niên cũng là cơ hội để nhân viên được thư giãn, giải trí sau một năm làm việc căng thẳng, từ đó nâng cao tinh thần và động lực làm việc cho năm mới.

• Sự kiện khai trương: đánh dấu một mốc mới trong hành trình phát triển của công ty, thương hiệu. Sự kiện này cũng là dịp để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu và sản phẩm của mình đến với nhiều khách hàng hơn, từ đó tăng nhận diện thương hiệu.

Lợi ích của dịch vụ trọn gói: 

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Khách hàng không cần phải lo lắng về việc quản lý từng hạng mục vì đã có đơn vị tổ chức trọn gói đảm nhiệm toàn bộ quy trình. Họ là những người đã quen thuộc với những công việc này nên sẽ đảm bảo sự kiện được thực hiện nhanh chóng, và hoàn thành đúng tiến độ.

• Tối ưu hóa ngân sách: Dịch vụ trọn gói thường được báo giá một cách cụ thể, rõ ràng ngay từ đầu, giúp khách hàng nắm rõ tổng chi phí và không phải lo lắng về những khoản phí phát sinh không mong muốn. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý ngân sách và tránh bị vượt quá chi phí dự kiến.
• Chất lượng và hiệu quả cao: Đội ngũ chuyên nghiệp với kinh nghiệm lâu năm giúp sự kiện diễn ra thành công và đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khác nhau, họ có thể dự đoán và phòng tránh được những rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
• Tính đồng bộ: Sự kiện được chuẩn bị từ A đến Z, mọi hạng mục đều đồng bộ và phù hợp với chủ đề, phong cách của sự kiện mà doanh nghiệp yêu cầu.

Các hạng mục chính trong dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

Lên kế hoạch và tư vấn:

• Tư vấn chủ đề, ý tưởng cho sự kiện phù hợp với đối tượng và mục tiêu.
• Lập kế hoạch chi tiết về timeline, ngân sách, và chương trình sự kiện.

Thiết kế và trang trí sự kiện:

• Thiết kế backdrop, sân khấu, cổng chào, và các phụ kiện trang trí như bàn tiếp tân, khu vực chụp ảnh.
• Trang trí không gian theo chủ đề sự kiện (hoa, bóng bay, đèn led…).

Âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật:

• Cung cấp và lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, và màn hình LED.
• Các thiết bị hỗ trợ như máy chiếu, hệ thống livestream, micro không dây.

Nhân sự điều hành sự kiện:

• MC chuyên nghiệp, nhân viên lễ tân, nhân sự điều phối và nhân viên kỹ thuật.
• Diễn viên, nhóm nhảy, ca sĩ, ban nhạc nếu có yêu cầu.
• Nhân sự quay phim, chụp ảnh
• Múa lân

Dịch vụ ẩm thực (Catering):

• Cung cấp tiệc nhẹ, trà nước, buffet hoặc các loại tiệc theo yêu cầu.
• Bố trí khu vực ẩm thực với bàn ghế phù hợp, đảm bảo sự tiện nghi và thoải mái cho khách mời.

Quản lý sự kiện và khách mời:

• Điều phối khách mời, sắp xếp chỗ ngồi, quản lý sự kiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
• Phân công nhân viên hỗ trợ khách mời trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Quà tặng và hoạt động tương tác:

• Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng cho khách mời tham dự sự kiện.
• Tổ chức các trò chơi, mini game, hoặc hoạt động tương tác với khách mời như bốc thăm trúng thưởng, check-in nhận quà.

Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

Khảo sát và báo giá linh hoạt theo từng sự kiện:

Với kinh nghiệm và chuyên môn của mình, chúng tôi sẽ đề xuất cho khách hàng về những phương án, giải pháp hợp lý để sự kiện diễn ra thành công nhất với chi phí được tối ưu hiệu quả cho từng hạng mục.

Còn nếu bạn đang muốn tham khảo sơ lược về mức giá bên Willgroup, dưới đây là 1 bảng mẫu:

Báo giá chi tiết theo từng hạng mục cố định:

• Thiết kế và trang trí không gian

• Thi công sân khấu, âm thanh, ánh sáng

• Nhân sự điều hành và biểu diễn

• Dịch vụ truyền thông và hỗ trợ kỹ thuật.

Những lưu ý khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

Kinh nghiệm và uy tín:

Việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm và uy tín trong ngành là yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công nhất. Bởi những đơn vị này đã tổ chức hàng trăm sự kiện, đã trải qua những khó khăn và thử thách trong công việc nên họ có được những kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc hiệu quả.

Bạn có thể tìm hiểu thông qua phản hồi của khách hàng cũ, website của công ty, mạng xã hội và hồ sơ năng lực hoặc nhờ người giới thiệu.

Dịch vụ đa dạng và linh hoạt: 

Điều thứ hai là đảm bảo đơn vị có khả năng cung cấp các dịch vụ trọn gói và linh hoạt điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng. 

Chất lượng thiết bị và nhân sự: 

Cần kiểm tra thiết bị âm thanh, ánh sáng và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Bởi thiết bị chất lượng kém thường có nguy cơ gặp sự cố cao hơn, có thể làm gián đoạn và ảnh hưởng đến chương trình.

Đồng thời, đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và chuyên môn sẽ đảm bảo mọi khâu được thực hiện liên tục và nhanh chóng.

Hợp đồng và bảo hiểm: 

Có thể nói một hợp đồng rõ ràng và chính sách bảo hiểm đầy đủ là yếu tố bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Hợp đồng cần nêu rõ tất cả dịch vụ sẽ được cung cấp, chi phí cụ thể từng hạng mục. Ngoài ra hợp đồng cũng cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên.

Cần đảm bảo hợp đồng minh bạch và đơn vị tổ chức có cung cấp bảo hiểm cho các rủi ro có thể phát sinh.

Will Group – dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín HCM

Will Group là agency tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, trách nhiệm tại TPHCM. Với nhiều năm hoạt động, WillGroup có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao, có khả năng tổ chức sự kiện linh hoạt và đảm bảo độ thành công của chương trình cao.

Bên cạnh đó, WillGroup luôn đặt chất lượng và sự hài lòng lên hàng đầu, do đó công ty luôn luôn nỗ lực, nâng cấp để mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, báo giá tổ chức sự kiện trọn gói chi tiết cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Địa chỉ: BPA-04.22 Tòa nhà Botanica Premier, 108 Hồng Hà, P2, Quận Tân Bình, TP HCM
• Số điện thoại: 078 24 9999
• Email: willgroup.vn@gmail.com
• Website: willgroup.vn