Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn là một thách thức cho các nhà tổ chức khi phải đối mặt với nhiều yếu tố khó kiểm soát như không gian, thời tiết thất thường, và trải nghiệm khách tham dự. Do đó, việc cần có một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín là cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp mà bạn có thể tin tưởng 100%.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là việc lên kế hoạch và triển khai các hoạt động sự kiện diễn ra ở không gian mở, thường là tại các khu vực công cộng, sân vườn, bãi biển, công viên hoặc bất kỳ không gian ngoài trời nào khác.
Những sự kiện này có thể bao gồm các hoạt động như hội nghị, lễ khai trương, hội chợ, team building, tiệc gala, triển lãm, hoặc các buổi biểu diễn âm nhạc.
Các ưu và nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Việc tổ chức sự kiện nào cũng đều có những điểm mạnh và điểm yếu nhất định, và sự kiện ngoài trời cũng không ngoại lệ. Dưới đây là một vài ưu và nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn có thể cân nhắc.
Ưu điểm
- Không gian thoáng đãng và tự nhiên
Sự kiện ngoài trời mang lại không gian mở, thoáng mát và gần gũi với thiên nhiên. Điều này giúp tạo ra không khí dễ chịu, thoải mái cho khách tham dự, giúp họ dễ dàng kết nối và trải nghiệm sự kiện một cách tích cực.
- Sức chứa lớn
So với không gian trong nhà, sự kiện ngoài trời thường được tổ chức với quy mô lớn, dễ dàng đáp ứng các sự kiện đông người mà không bị giới hạn bởi diện tích. Điều này phù hợp cho các chương trình lớn như lễ hội, triển lãm, hay các buổi biểu diễn.
- Tính linh hoạt
Nhờ vào không gian rộng lớn, cho phép các nhà tổ chức thỏa sức sáng tạo trong việc thiết kế sự kiện, từ bố cục, trang trí đến sắp xếp khu vực hoạt động. Điều này giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và ấn tượng hơn.
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào thời tiết
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, thời tiết luôn là vấn đề nhức nhối hàng đầu, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của sự kiện. Đặc biệt là ở miền Nam – vùng đất được mệnh danh là “sáng nắng, chiều mưa” đã gây không ít khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện.
Mưa có thể đến bất ngờ, từ những cơn mưa rào ngắn đến những trận mưa kéo dài hàng giờ. Điều này có thể dẫn đến việc phải hủy bỏ sự kiện vào phút chót, gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín.
Vì vậy, các nhà tổ chức cần phải có kế hoạch dự phòng chi tiết, theo dõi dự báo thời tiết sát sao, và chuẩn bị các phương án ứng phó nhanh chóng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ trong mọi điều kiện thời tiết.
- Vấn đề an ninh
Đảm bảo an ninh và an toàn cho khách tham dự là một thử thách lớn. Không gian mở dễ bị người lạ xâm nhập, và việc quản lý dòng người, thoát hiểm, cũng như các tình huống khẩn cấp như cháy nổ hoặc tai nạn là rất phức tạp.
- Chi phí cao
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi chi phí cao hơn do cần thuê thêm thiết bị, nhà bạt, bảo vệ an ninh hoặc xin các giấy phép cần thiết cho việc sử dụng không gian công cộng.
Tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến những lợi thế về không gian, tính sáng tạo và trải nghiệm tự nhiên nhưng cũng đi kèm với nhiều thách thức về thời tiết, logistics và an ninh. Điều quan trọng là cần có kế hoạch dự phòng và chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ.
Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A-Z cho người mới
Các sự kiện thường được tổ chức ngoài trời
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào những ưu điểm tuyệt vời mà nó mang lại. Dưới đây là một số loại sự kiện nên được tổ chức ngoài trời để mang lại trải nghiệm tốt và bùng nổ nhất nhé!
Sự kiện khai trương
Không gian mở ngoài trời giúp sự kiện khai trương trở nên nổi bật hơn, dễ dàng thu hút sự chú ý của người qua đường và khách mời. Do không gian tổ chức lớn hơn nên cho phép tổ chức nhiều hoạt động thú vị như biểu diễn âm nhạc, trò chơi, hoặc các khu vực trải nghiệm sản phẩm.
Bên cạnh đó, việc trang trí ngoài trời với cổng chào, thảm đỏ, bong bóng, và backdrop ấn tượng cũng tạo hiệu ứng mạnh mẽ.
Sự kiện thể thao
Đây là loại sự kiện gần như luôn được tổ chức ngoài trời, trừ một số môn thể thao nhất định. Không gian ngoài trời cung cấp đủ diện tích cho các hoạt động thể thao như chạy marathon, đua xe, hoặc các giải đấu bóng đá.
Ngoài ra, tại các sự kiện thể thao còn có nhiều khán đài để đón tiếp số lượng lớn khán giả, người hâm mộ đến cổ vũ, tạo nên bầu không khí sôi động và hào hứng
Lễ khởi công, động thổ
Tổ chức lễ khởi công, động thổ thường diễn ra tại chính địa điểm xây dựng, do đó việc tổ chức ngoài trời là lựa chọn tốt nhất. Không gian rộng cho phép các nghi thức truyền thống như cắt băng khánh thành, đặt viên gạch đầu tiên được thực hiện một cách trang trọng và dễ quan sát.
Việc tổ chức ngoài trời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc trưng bày các bản vẽ thiết kế, mô hình dự án quy mô lớn để khách mời có thể dễ dàng tham quan và tìm hiểu.
Gian hàng hội chợ
Các gian hàng hội chợ là một cách tuyệt vời để tạo ra không khí sôi động và thu hút đông đảo người tham gia. Không gian rộng rãi cho phép bố trí nhiều gian hàng với kích thước đa dạng, từ những quầy nhỏ cho đến những khu trưng bày lớn.
Sự linh hoạt về không gian giúp các gian hàng dễ dàng sắp xếp lối đi, khu vực trưng bày sản phẩm, và các hoạt động trải nghiệm như trò chơi, thử sản phẩm, hoặc trình diễn trực tiếp.
Gợi ý 5 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt đẹp tại TP.HCM
Nếu bạn còn đang phân vân chưa biết chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hãy tham khảo ngay 5 địa điểm tuyệt vời này. Tọa lạc ngay trung tâm thành phố, không chỉ thuận tiện cho việc di chuyển mà còn mang đến không gian sang trọng và đẳng cấp cho bữa tiệc.
Thảo Điền Village:
Tại đây nổi tiếng với không gian ngoài trời rộng rãi và view sông tuyệt đẹp, tạo nên một khung cảnh lý tưởng cho nhiều loại sự kiện. Một trong những điểm nhấn của Thảo Điền Village là khu vực deck gỗ nhìn ra sông. Đây là nơi lý tưởng để đặt bàn tiệc hoặc khu vực lounge, cho phép khách tham dự tận hưởng view sông tuyệt đẹp. Vào buổi hoàng hôn, ánh nắng vàng rực phản chiếu trên mặt sông tạo nên một khung cảnh hết sức lãng mạn và ấn tượng.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 189-197, 197/1 Nguyễn Văn Hưởng, Thảo Điền, quận 2, thành phố Hồ Chí Minh
- Hotline: 028 3744 2222
Tân Cảng
Tân Cảng là một khu vực cảng cũ đã được cải tạo thành không gian công cộng, nằm bên bờ sông Sài Gòn. Tân Cảng mang trong mình dấu ấn lịch sử của thành phố, kết hợp với view tuyệt đẹp của khu trung tâm Sài Gòn hiện đại.
Tân Cảng đặc biệt phù hợp cho các sự kiện mang tính cộng đồng hoặc các festival lớn. Không gian rộng rãi cho phép đón tiếp một lượng lớn khách tham dự, trong khi vẫn đảm bảo sự thoải mái và an toàn. Đồng thời, vị trí gần trung tâm thành phố giúp việc di chuyển đến địa điểm này trở nên thuận tiện.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: A100 Ung Văn Khiêm, phường 25, Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh
- Phone: 028 3512 8775
Công viên Vinhomes Central Park
Vinhomes Central Park là một trong những công viên lớn nhất và đẹp nhất TP.HCM, nằm bên bờ sông Sài Gòn tại khu vực Bình Thạnh. Nơi đây có thảm cỏ xanh mướt trải dài, những hàng cây cao bóng mát và cả những khu vực sân chơi hiện đại. Đặc biệt, khu vực gần bờ sông có tầm nhìn tuyệt đẹp ra dòng sông Sài Gòn và những tòa nhà cao tầng.
Cực kì phù hợp cho nhiều loại sự kiện như tiệc cưới ngoài trời, lễ hội âm nhạc, triển lãm nghệ thuật, hay các hoạt động team building của công ty.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 208 Nguyễn Hữu Cảnh, phường 22, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh
- Phone: 1900 2323 89
Phố đi bộ Nguyễn Huệ
Nằm giữa lòng thành phố nhộn nhịp, phố đi bộ Nguyễn Huệ là một đại lộ rộng lớn, trải dài từ tòa nhà Ủy ban Nhân dân TP.HCM đến bến Bạch Đằng. Với những hàng cây cổ thụ rợp bóng mát và những thảm cỏ xanh mướt, đây là nơi lý tưởng cho các sự kiện ngoài trời.
Phố đi bộ Nguyễn Huệ thích hợp cho các sự kiện như lễ hội đường phố, triển lãm nghệ thuật công cộng, hay sự kiện countdown năm mới.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Đường Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
- Phone: 0292 888 9989
Lotte Hotel
Lotte Hotel là một khách sạn 5 sao nằm tại trung tâm Quận 1, TP.HCM. Nổi tiếng với không gian sang trọng và dịch vụ đẳng cấp, Lotte Hotel cung cấp một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời độc đáo trên tầng cao của tòa nhà.
Không gian sự kiện ngoài trời của Lotte Hotel nằm trên một trong những tầng cao nhất của khách sạn, mang đến tầm nhìn panorama tuyệt đẹp của thành phố Sài Gòn. Từ đây, bạn có thể ngắm nhìn toàn cảnh thành phố, từ những tòa nhà cao tầng hiện đại đến những công trình kiến trúc lịch sử.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 4A Đ. Tôn Đức Thắng, Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 028 3823 3333
Mỗi địa điểm đều có những đặc điểm riêng biệt, phù hợp với các loại sự kiện khác nhau. Khi lựa chọn, bạn nên cân nhắc kỹ về quy mô sự kiện, đối tượng tham dự, và concept của sự kiện để chọn lựa địa điểm cho phù hợp.
Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín – Will Group
Sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện, Will Group đã luôn nỗ lực không ngừng và giành được nhiều tình cảm từ khách hàng và doanh nghiệp tại TP.HCM.
Dịch vụ của chúng tôi:
- Tổ chức sự kiện ngoài trời: Hội nghị, hội thảo, gala dinner, tiệc cuối năm, lễ khởi công, động thổ,…
- Sự kiện ra mắt sản phẩm, khai trương: Lễ ra mắt sản phẩm mới, khai trương chi nhánh, showroom, cửa hàng…
- Sự kiện cộng đồng và lễ hội: Các sự kiện văn hóa, lễ hội, gian hàng hội chợ, triển lãm,…
Cam kết của chúng tôi:
- Đội ngũ chuyên nghiệp: Đội ngũ chuyên gia 5 năm kinh nghiệm trực tiếp tư vấn, tổ chức, điều hành & giám sát sự kiện, đảm bảo chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác.
- Thiết bị hiện đại: Hệ thống thiết bị hiện đại, đa dạng, thường xuyên được kiểm tra, nâng cấp và cập nhật theo xu hướng mới nhất, đáp ứng mọi loại hình sự kiện
- Hỗ trợ 24/7: Lấy sự trải nghiệm của khách hàng là thước đo thành công, mỗi giây phút được hỗ trợ khách hàng đều là thành công của Will Group.
- Giá cạnh tranh: Cung cấp mức chi phí phù hợp ngân sách và đem lại hiệu quả tối đa cho khách hàng.
Thông tin liên hệ chi tiết:
- Địa chỉ: BPA-04.22 Tòa nhà Botanica Premier, 108 Hồng Hà, P2, Quận Tân Bình, TP HCM
- Số điện thoại: 078 264 9999
- Email: willgroup.vn@gmail.com
- Website: www.willgroup.vn
Xem các dịch vụ tổ chức sự kiện khác tại đây:
Một số hình ảnh tổ chức sự kiện ngoài trời do Will Group thực hiện
Nhờ nhận được nhiều sự tín nhiệm của khách hàng mà Will Group ngày càng phát triển và dần hướng đến vị trí top 1 tại TP.HCM. Dưới đây là hình ảnh của một số dự án tổ chức sự kiện ngoài trời do Will Group tổ chức:
3 bí quyết giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
Đội ngũ có kinh nghiệm và nhà cung cấp uy tín
Một sự kiện ngoài trời thành công phụ thuộc lớn vào đội ngũ tổ chức và các nhà cung cấp dịch vụ. Việc có một đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng mọi tình huống phát sinh, từ khâu thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng đến việc giám sát toàn bộ quy trình tổ chức.
Bên cạnh đó, việc chọn lựa những nhà cung cấp uy tín không chỉ đảm bảo chất lượng dịch vụ mà còn giúp bạn tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm thời gian. Hãy ưu tiên những đối tác đã từng tham gia các dự án lớn, có danh tiếng và phản hồi tích cực từ khách hàng trước đó.
Xem thêm: 10 công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu tại TPHCM
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn tiềm ẩn những rủi ro không lường trước được, đặc biệt là yếu tố thời tiết. Để tránh những tình huống bất ngờ làm gián đoạn sự kiện, bạn nên có một kế hoạch dự phòng chi tiết. Điều này bao gồm việc thuê sẵn lều, bạt che mưa, chuẩn bị khu vực thay thế trong nhà, hoặc thay đổi thời gian diễn ra sự kiện.
Ngoài ra, cần có các phương án dự phòng cho các thiết bị kỹ thuật như nguồn điện dự trữ, hệ thống âm thanh ánh sáng dự phòng và nhân sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Đảm bảo an ninh và trật tự
An ninh và trật tự là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và an toàn cho tất cả mọi người tham gia. Hãy hợp tác với đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp và cơ quan địa phương để lập kế hoạch bảo vệ sự kiện, kiểm soát lối ra vào, và duy trì trật tự trong suốt quá trình diễn ra. Đồng thời, cần có các kịch bản xử lý khẩn cấp và đội ngũ y tế sẵn sàng ứng phó trong trường hợp có sự cố xảy ra.
Bài viết trên đã cung cấp các thông tin về tổ chức sự kiện ngoài trời, hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn. Việc tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi rất nhiều yếu tố khác nhau và sẽ có những sự cố mà bạn không lường trước được. Vì vậy, hãy cân nhắc một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và có kinh nghiệm để đảm bảo sự kiện của bạn thành công và trọn vẹn nhé!
