Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng là một dịp quan trọng, giúp giới thiệu nhà hàng mới đến khách hàng và thu hút sự chú ý từ cộng đồng. Để có một sự kiện khai trương thành công, bạn cần lên kế hoạch chi tiết và chuẩn bị đầy đủ. Dưới đây là những bước quan trọng cần thực hiện.
Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng cần chuẩn bị gì?
Chọn ngày khai trương nhà hàng
Ngày khai trương không chỉ mang tính phong thủy mà còn ảnh hưởng đến số lượng khách tham dự. Hãy chọn một ngày thích hợp, tránh các ngày lễ lớn hoặc thời điểm khó thu hút sự chú ý. Nên chọn thời gian mà khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng tham dự.
Chuẩn bị menu và trang không gian quán
Một yếu tố quan trọng giúp thu hút khách hàng là không gian nhà hàng. Bạn cần lên ý tưởng trang trí sao cho phù hợp với chủ đề của sự kiện. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị thực đơn cho ngày khai trương cần được chú trọng. Đảm bảo rằng các món ăn đặc trưng của nhà hàng đã sẵn sàng để khách hàng thưởng thức.
Chuẩn bị danh sách khách mời
Lập danh sách khách mời kỹ càng, bao gồm khách hàng tiềm năng, đối tác, người nổi tiếng, KOLs, và báo chí. Điều này không chỉ giúp tăng độ uy tín cho sự kiện mà còn giúp tạo hiệu ứng lan truyền tích cực cho nhà hàng của bạn.
Chuẩn bị thiết bị, dụng cụ khai trương
Backdrop chương trình/màn hình LED
Đây là hạng mục không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào, được xem như là bộ mặt của chương trình và điểm nhấn trung tâm. Bên cạnh việc cung cấp thông tin sự kiện khai trương, backdrop cũng là nơi lý tưởng để khách mời thực hiện các hoạt động check-in nhà hàng. Những hình ảnh check-in này sẽ trở thành công cụ truyền thông hiệu quả, quảng bá cho nhà hàng của bạn.
Bộ cắt băng khánh thành
Băng khánh thành: Đây là dải băng thường có màu đỏ hoặc các màu sắc tươi sáng, được làm bằng chất liệu mềm, dễ cắt. Băng khánh thành có thể có in chữ hoặc logo của sự kiện.
Kéo: Một hoặc hai chiếc kéo được trang trí đẹp mắt, có tay cầm chắc chắn để thực hiện nghi thức cắt băng.
Khay đựng: Khay dùng để đặt băng và kéo, thường được trang trí hoặc bọc vải phù hợp với chủ đề của sự kiện.
Nhân sự hỗ trợ
Nhân sự là yếu tố không thể thiếu để tạo nên sự thành công của buổi khai trương.
- Nhân sự setup và điều phối sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp.
- MC với giọng nói truyền cảm sẽ dẫn dắt chương trình một cách hấp dẫn
- Lễ tân với sự nhiệt tình sẽ đón tiếp khách hàng chu đáo
- PG với ngoại hình sáng sẽ tạo điểm nhấn cho sự kiện, và đội ngũ setup sẽ đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
Sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả các thành viên sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời.
Nghệ sĩ biểu diễn
Việc mời các nghệ sĩ biểu diễn như ca sĩ, vũ đoàn hay ban nhạc sẽ giúp buổi khai trương thêm phần sôi động và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Sân khấu, thảm, âm thanh, ánh sáng,…
Hệ thống âm thanh, ánh sáng và sân khấu được thiết kế tỉ mỉ sẽ tạo ra những hiệu ứng thị giác tuyệt vời, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm khó quên.
Quà cho khách mời
Quà tặng không chỉ là món quà vật chất mà còn là một cách để khách hàng ghi nhớ về thương hiệu và dịch vụ của nhà hàng.
Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng đầy đủ nhất
Đón khách
Để tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ cái nhìn đầu tiên, chúng tôi đã bố trí đội ngũ lễ tân và PG chuyên nghiệp tại khu vực sảnh và bãi đỗ xe. Với tác phong nhanh nhẹn, thái độ phục vụ nhiệt tình, họ sẽ giúp quý khách có những trải nghiệm tốt nhất ngay từ khi bước chân vào nhà hàng.
Khai mạc chương trình + Teabreak
Đây là hoạt động chính mở đầu khai trương nhà hàng. Bên cạnh đó, MC chính là linh hồn của buổi lễ khai trương. Với kinh nghiệm và khả năng dẫn dắt chuyên nghiệp, MC sẽ giúp chương trình diễn ra một cách suôn sẻ và hấp dẫn. Để đảm bảo thành công, MC cần nắm vững kịch bản, kiểm soát thời gian và linh hoạt ứng biến trước những tình huống phát sinh.
Biểu diễn văn nghệ
Để buổi lễ khai trương thêm phần sinh động và đáng nhớ, chúng tôi sẽ mang đến những tiết mục văn nghệ đặc sắc. Các màn biểu diễn này không chỉ là điểm nhấn của chương trình mà còn mang đến cho quý khách những trải nghiệm giải trí tuyệt vời.
Chủ nhà hàng phát biểu cảm nghĩ
Đây là cơ hội để chủ nhà hàng gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả mọi người đã đến chung vui và ủng hộ. Đồng thời, đây cũng là dịp để chủ nhà hàng chia sẻ những cảm xúc thật của mình về một chặng đường mới đầy hứa hẹn.
Nghi thức cắt băng khánh thành khai trương nhà hàng
Việc cắt băng khánh thành không chỉ là một nghi thức truyền thống mà còn là một dấu mốc quan trọng đánh dấu sự ra đời của nhà hàng. Đây là khoảnh khắc mà chúng ta cùng nhau chia sẻ niềm vui và kỳ vọng vào một tương lai thành công.
Giới thiệu các dịch vụ ưu đãi cho ngày đặc biệt
“Sau nghi lễ cắt băng khánh thành, chương trình sẽ chuyển sang phần giới thiệu chi tiết về các dịch vụ và ưu đãi đặc biệt của nhà hàng. Hoạt động này nhằm giúp khách hàng hiểu rõ hơn về những gì nhà hàng cung cấp và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
Kết thúc buổi sự kiện khai trương nhà hàng
Buổi lễ sẽ khép lại trong không khí ấm cúng và thân thiện với những món quà lưu niệm nhỏ. Đây là cách để nhà hàng gửi lời cảm ơn đến quý khách và tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng.
Đãi tiệc mời khách dùng bữa
Thông qua buổi tiệc, nhà hàng không chỉ muốn mang đến cho khách hàng những trải nghiệm ẩm thực tuyệt vời mà còn muốn lắng nghe những ý kiến đóng góp quý báu để ngày càng hoàn thiện dịch vụ. Đây cũng là cơ hội để nhà hàng giới thiệu đến khách hàng những đặc trưng riêng biệt của mình
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện khai trương: 7 bước gây ấn tượng
>>> Xem thêm: Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương & mẫu chi tiết
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, trọn gói từ A-Z
Chi phí tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng
Chi phí cho nhân sự
Các khoản chi cho nhân sự bắt buộc trong chương trình bao gồm:
| NHÂN SỰ PHỤC VỤ SỰ KIỆN: | ĐVT | SỐ LƯỢNG | ĐƠN GIÁ | THÀNH TIỀN |
| Chụp hình suốt buổi sự kiện | người | 1 | 1,500,000 | 1,500,000 |
| Quay phim suốt buổi sự kiện | người | 1 | 2,800,000 | 2,800,000 |
| Nhóm vũ công biểu diễn khai mạc chương trình | nhóm 4 người | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
| MC nam chương trình dẫn chương trình khai trương | người | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
| Múa lân khai trương gồm 2 lân, trống, địa thần tài, chèng… | nhón múa | 1 | 3,200,000 | 3,200,000 |
| Chi phí vận chuyển setup hoàn thiện và tháo dọn sau sự kiện | gói | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
Bên cạnh các nhân sự bắt buộc, bạn cũng có thể cân nhắc thêm những nhóm nhân sự khác như:
- Ca sĩ, vũ đoàn, ban nhạc: Chi phí thuê ca sĩ thường bắt đầu từ 3.000.000 VNĐ/ca sĩ và có thể tăng tùy vào mức độ nổi tiếng và kinh nghiệm. Chi phí thuê vũ đoàn và ban nhạc thường dao động từ 900.000 VNĐ đến 1.700.000 VNĐ/người/sự kiện, và có thể tăng cao hơn tùy thuộc vào kỹ năng và danh tiếng của họ.
Âm thanh, ánh sáng
| Danh mục | Chi tiết | Giá |
| Hệ thống âm thanh | ||
| Loa | Hệ thống loa chất lượng cao cho âm thanh rõ ràng | Từ 2.000.000 VNĐ |
| Micro | Micro không dây cho MC và các hoạt động trình diễn | Từ 500.000 VNĐ |
| Mixer | Mixer âm thanh để điều chỉnh và phối ghép âm thanh | Từ 1.000.000 VNĐ |
| Bộ âm thanh sự kiện ngoài trời Người chỉnh nhạc suốt buổi sự kiện | 2 loa cao đứng 2 bên + 2 micro không dây, âm thanh thương hiệu BFA chỉnh bằng lớn | 4,500,000 |
| Hệ thống ánh sáng | ||
| Đèn chiếu sáng sân khấu | Đèn chiếu sáng chuyên dụng cho sân khấu | Từ 3.000.000 VNĐ |
| Đèn trang trí không gian | Đèn trang trí cho không gian chung và tạo hiệu ứng | Từ 1.500.000 VNĐ |
Thiết kế và trang trí sự kiện khai trương nhà hàng
Các yếu tố về cơ sở vật chất bao gồm: khu vực sân khấu, photobooth chụp ảnh, cổng bóng khai trương, âm thanh, ánh sáng, banner, standee,… thường xuất hiện trong các chương trình khai trương nhà hàng. Những chi phí này thường có mức giá cụ thể, bạn có thể tham khảo như sau:
| NỘI DUNG | ĐVT | SỐ LƯỢNG | ĐƠN GIÁ | THÀNH TIỀN | GHI CHÚ |
| Backdrop chính chụp hình sự kiện Kích thước 2,5m ngang 4m, khung sắt căng bạt in hiflex | cái | 1 | 1,800,000 | 1,800,000 | |
| Hashtag cầm tay khai trương | cái | 5 | 60 | 300 | |
| Trang trí bong bóng viền 2 bên backdrop | gói | 1 | 1,500,000 | 1,500,000 | Tone màu theo yêu cầu |
| Bục sân khấu 2m x 4m cao 20cm | cái | 1 | 2,500,000 | 2,500,000 | Trải thảm màu yêu cầu |
| Trải thảm màu dọc khu vực sự kiện dưới sân khấu ngang 2m dài 10m | m² | 20 | 40,000 | 800,000 | |
| Bàn tiệc teabreak: 100 khách x 65k/khách 2 bàn chữ nhật dài 1,2m phủ khăn vải màu trắng vàng trung bày: bình thủy tinh đựng trà cosy, nước lọc 2 bình hoa tươi trang trí trên bàn | 1 | 6,500,000 | 6,500,000 | Trái cây tháp gồm 5 loại nho xanh lớn, táo, cam… và 5 loại bánh ngọt, bánh mặn, kẹo bạc hà, kẹo cà phê, bánh Panacota, bánh qui | |
| Bộ cắt băng khai trương gồm đai cty kéo cắt – trụ đứng | bộ | 1 | 1,000,000 | 1,000,000 | |
| Ghế ngồi trắng – nơ màu | cái | 100 | 50,000 | 5,000,000 | |
| Bàn hội nghị phủ khăn màu | cái | 2 | 200,000 | 400,000 | |
| Bàn Cooktalk đứng | cái | 5 | 200,000 | 1,000,000 |
Chi phí khác
Quà tặng và ưu đãi
| Danh mục | Chi tiết | Giá |
| Quà tặng cho khách mời | ||
| Quà lưu niệm | Tùy chọn theo yêu cầu, bao gồm: áo thun, cốc, bút, sổ tay, vv. | Từ 50.000 VNĐ/quà |
| Voucher giảm giá | Voucher giảm giá cho sản phẩm/dịch vụ cụ thể | Từ 100.000 VNĐ/voucher |
| Chương trình ưu đãi khai trương | ||
| Giảm giá | Giảm giá trên tổng hóa đơn hoặc sản phẩm cụ thể | Tùy theo mức giảm |
| Bốc thăm trúng thưởng | Chi phí tổ chức bốc thăm, quà tặng cho người trúng thưởng | Từ 1.000.000 VNĐ |
Willgroup – Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng đông khách
Willgroup là một trong những đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng chuyên nghiệp và thu hút đông đảo khách hàng tham dự. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện, Willgroup cam kết mang đến cho bạn những giải pháp toàn diện từ lên kế hoạch, thiết kế không gian, đến triển khai kỹ thuật, giúp sự kiện khai trương nhà hàng của bạn trở nên ấn tượng và thành công vượt mong đợi.
Tại Willgroup, chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của một buổi khai trương nhà hàng trong việc tạo dựng hình ảnh thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng. Do đó, chúng tôi luôn đề cao sự sáng tạo và chi tiết trong từng khâu tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng, từ âm thanh, ánh sáng, trang trí, đến các hoạt động tương tác, đảm bảo rằng buổi lễ khai trương của bạn sẽ được nhớ đến và lan tỏa rộng rãi.
Liên hệ ngay với Willgroup để nhận tư vấn chi tiết và tận hưởng dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng chuyên nghiệp, giúp bạn ghi dấu ấn trong lòng khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh ngay từ những ngày đầu tiên.
