Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng bao trọn gói chuyên nghiệp

Một mở đầu thuận lời luôn là chìa khóa vàng để mở ra con đường kinh doanh đạt được thành công và nhiều triển vọng tốt. Cửa hàng nên được đầu tư kỹ lưỡng ngay từ giây phút mở đầu như dịp khai trương để mở bát cho doanh thu bội số. Sau đây là các bước triển khai cũng như kịch bản tham khảo cho các chủ cửa hàng có thể thoát khỏi những mối lo âu “không biết nên làm gì” cho ngày tổ chức sự kiện khai trương của mình.

Các công việc cần thực hiện trước ngày khai trương

Bước 1: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Lựa chọn ngày giờ tổ chức là việc đầu tiên cần làm để đảm bảo cân bằng giữa các yếu tố về thời gian vận hành, phù hợp với tâm linh hay phong thủy. Bên cạnh đó, ngày tổ chức cũng phải đảm bảo các khách mời đều có khả năng tham dự đông nhất

Ban tổ chức/ Doanh nghiệp nên tìm hiểu sâu và chọn ra một ngày chính thức để làm lễ. Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể lựa chọn vào những ngày mang ý nghĩa đặc biệt như: Ngày kỷ niệm 5 năm thành lập, ngày lễ quốc gia, … hoặc cuối tuần. Tạo điều kiện cho khách mời tham dự một cách dễ dàng 

Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề cho buổi lễ

Lựa chọn chủ đề chính cho sự kiện khai trương cửa hàng: Dựa vào định hướng và giá trị của cửa hàng, chọn lựa một chủ đề phù hợp như “Gần gũi với thiên nhiên” hoặc “Phong cách hiện đại, sang trọng”. Chủ đề này sẽ góp phần tạo dựng dấu ấn và sự gắn kết cho buổi lễ khai trương cửa hàng.

Xác định concept tổ chức sự kiện: Từ chủ đề đã chọn, xây dựng concept dựa trên các yếu tố như trang trí, màu sắc, trang phục, âm thanh và ánh sáng. Concept này sẽ giúp tạo nên sự thống nhất và hài hòa cho chương trình khai trương.

Bước 3: Xây dựng kịch bản chi tiết tổ chức

Bước 4: Xác định danh sách khách mời dự kiến

Đặc biệt trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, lễ cúng là phần vô cùng quan trọng. Lễ cúng khai trương là một phần của văn hóa, truyền thống tôn kính ông bà, tổ tiên và các vị thần. Nó cho thấy sự cẩn trọng và tôn trọng trong việc mở cửa kinh doanh, không chỉ với thần linh mà còn với khách hàng và cộng đồng xung quanh.

Bước 5: Chuẩn bị dụng cụ, thiết bị cần thiết

Bàn thờ cúng: Bàn nhỏ để bày biện lễ vật cúng, có thể đặt ở trước cửa hàng.

Bộ lễ cúng:

• Trái cây (5 loại khác nhau, thường gọi là mâm ngũ quả).
• Hoa tươi (hoa cúc, hoa hồng, hoặc hoa lay ơn).
• Nhang (hương) và nến.
• Gạo, muối (mỗi thứ một chén nhỏ).
• Nước trắng, trà, rượu (mỗi thứ một ly nhỏ).
• Đĩa xôi, con gà luộc hoặc đầu heo (tùy phong tục từng vùng).
• Giấy tiền vàng mã, quần áo giấy cúng (có thể có hoặc không, tùy theo phong tục).
• Đèn cầy (2 cây).

Thiết bị âm thanh và ánh sáng

• Hệ thống âm thanh: Bao gồm micro, loa phát và bộ điều chỉnh âm thanh để thông báo và tổ chức các hoạt động như phát biểu, giới thiệu sản phẩm, và mini game.
• Hệ thống ánh sáng: Đèn chiếu sáng khu vực sân khấu, lối đi, hoặc khu vực trưng bày sản phẩm.
• Máy phát nhạc: Có thể phát các bài nhạc sôi động, phù hợp với không khí lễ khai trương cửa hàng.

Thiết bị trang trí

• Backdrop, banner, poster: Thiết kế backdrop hoặc băng rôn lớn với tên cửa hàng, logo, và thông tin khai trương. Banner trang trí xung quanh cửa hàng, và poster giới thiệu các ưu đãi.
• Bóng bay: Bóng bay trang trí với màu sắc thương hiệu của cửa hàng hoặc theo chủ đề khai trương cửa hàng.
• Hoa trang trí: Các lẵng hoa hoặc chậu hoa tươi để trang trí cửa hàng và tạo không khí tươi mới, thu hút.
• Cổng chào: Thường là cổng bong bóng hoặc cổng hoa lớn, đặt trước cửa ra vào.

Thiết bị phục vụ chương trình

• Băng kéo cắt khai trương: Chuẩn bị băng rôn hoặc dải lụa để cắt trong nghi thức khai trương.
• Kéo cắt băng: Thường là kéo cắt lớn, trang trí thêm ruy băng hoặc màu sắc bắt mắt.
• Kệ trưng bày sản phẩm: Các kệ hoặc bàn để khách mời có thể tham quan, trải nghiệm sản phẩm.
• Micro không dây: Phục vụ cho MC hoặc người phát biểu trong sự kiện.
• Màn hình trình chiếu: Nếu có bài thuyết trình, video giới thiệu về cửa hàng hoặc sản phẩm mới, cần chuẩn bị màn hình chiếu và máy chiếu.

Dụng cụ phục vụ khách mời

• Ghế ngồi: Ghế cho khách mời, ưu tiên ghế xếp hoặc ghế nhựa có lót đệm.
• Nước uống: Trà, nước lọc, và đồ uống nhẹ dành cho khách mời tham gia.
• Quà tặng: Các món quà lưu niệm nhỏ hoặc phiếu ưu đãi, voucher cho khách hàng tham dự sự kiện.

Nhân sự và đồng phục

• MC chuyên nghiệp: Người dẫn chương trình có kinh nghiệm trong các buổi lễ khai trương cho cửa hàng.
• Nhân viên lễ tân: Chào đón khách mời, phát quà lưu niệm, và hướng dẫn khách vào tham dự.
• Đội ngũ nhân sự hỗ trợ: Nhân viên hỗ trợ hậu cần, âm thanh, ánh sáng, trang trí.
• Đồng phục nhân viên: Trang phục gọn gàng, đồng nhất theo màu sắc và hình ảnh thương hiệu.

Dụng cụ phòng ngừa và vệ sinh

• Dù che nắng/che mưa: Dù lớn hoặc mái che để bảo vệ khu vực tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng ngoài trời, tránh thời tiết bất lợi.
• Quạt hoặc máy lạnh di động: Đảm bảo không khí thoáng mát, đặc biệt trong những ngày nóng.

Bước 6: Lập bảng dự trù ngân sách tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Để tránh các trường hợp tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng bị phát sinh quá mức cũng như đảm bảo các hạng mục trang thiết bị cần thiết đầy đủ, ban tổ chức nên lập bảng dự trù ngân sách để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất

Mỗi một hạng mục nên cần được phân bổ ngân sách phù hợp với mức độ quan trọng và ưu tiên. Tìm kiếm các đơn vị in ấn, thi công giá cả hợp lý để tiến hành thực hiện sớm theo đúng tiến độ

>>> Đơn vị in ấn thi công tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng chuyên nghiệp: Tổ chức sự kiện – Willgroup

Mẫu kịch bản chương trình khai trương cửa hàng

Đón tiếp khách mời

Nhân viên lễ tân sẽ đứng ở lối vào, chào đón và hướng dẫn khách mời đến khu vực sự kiện. Tại sảnh, khu vực Backdrop là là nơi mà khách hàng, chủ Doanh nghiệp có thể chụp hình check in để quảng bá nhiều hơn cho cửa hàng.

Khai mạc chương trình và lên tiệc trà bánh (teabreak)

MC bắt đầu bằng lời chào hỏi, giới thiệu sơ lược chương trình khai trương. Khách mời có thể thưởng thức trà và bánh nhẹ được chuẩn bị sẵn.

Giới thiệu khách mời và đại biểu

MC giới thiệu danh sách các khách mời quan trọng, đối tác, và đại biểu có mặt tại buổi khai trương

Lời phát biểu của đại diện cửa hàng

Đại diện cửa hàng sẽ phát biểu chào mừng và chia sẻ về quá trình phát triển của cửa hàng, mục tiêu và tầm nhìn tương lai.

Biểu diễn văn nghệ

Một tiết mục văn nghệ sôi động, thường là ca múa hoặc múa lân để tăng thêm không khí vui tươi, hấp dẫn cho chương trình.

Lễ cắt băng khánh thành cửa hàng

Đây là phần quan trọng nhất trong buổi lễ. Đại diện cửa hàng và khách mời cùng thực hiện nghi thức cắt băng, chính thức khai trương cửa hàng.

Lễ cúng trong tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Đại diện cửa hàng thực hiện lễ cúng để cầu mong sự phù hộ của thần linh, thổ địa, và sự thuận lợi trong kinh doanh.

Kết thúc buổi lễ khai trương cửa hàng

MC cảm ơn khách mời đã đến tham dự, mời họ tham quan cửa hàng và trải nghiệm sản phẩm. Sau đó, chương trình kết thúc và khách được tặng quà lưu niệm khi ra về.

Willgroup – Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng nhiều kinh nghiệm

Willgroup – Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, cam kết mang đến những giải pháp toàn diện từ lên kế hoạch, thiết kế đến thực thi chương trình. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Willgroup luôn đảm bảo các sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ, thu hút sự quan tâm từ khách hàng và tạo dựng hình ảnh tốt đẹp cho thương hiệu.

Xem các dịch vụ tổ chức sự kiện khác tại đây:

• Tổ chức lễ khởi công, động thổ
• Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
• Tổ chức sự kiện tất niên
• Tổ chức sự kiện ngoài trời
• Hội nghị khách hàng
• Hội thảo khoa học
• Thi công gian hàng hội chợ, triển lãm