Việc tổ chức lễ khai trương không chỉ đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công cho doanh nghiệp mà còn mang ý nghĩa tích cực trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu. Bên cạnh đó, sự kiện này còn là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng, giới thiệu và quảng bá sản phẩm, cũng như tìm kiếm khách hàng tiềm năng ở xung quanh bán kính hoạt động của doanh nghiệp ngay trong ngày đầu kinh doanh.
Do đó, lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói chuyên nghiệp, đầu tư kỹ lưỡng và chi tiết để giới thiệu hình ảnh công ty và khẳng định vị thế của mình rất quan trọng. Bạn không muốn trong ngày trọng đại nhất này xảy ra nhiều vấn đề không mong muốn. Hãy để Willgroup giúp bạn xua tan nỗi lo này với dịch vụ trọn gói của chúng tôi.
Tổ chức lễ khai trương là gì?
Tổ chức lễ khai trương là quá trình lập kế hoạch và thực hiện sự kiện đánh dấu thời điểm hoạt động đó. Sự kiện khai trương thường bao gồm các hoạt động như cắt băng khai trương, phát biểu, chương trình văn nghệ, tiệc tùng và có thể có các chương trình khuyến mãi đặc biệt.
Ý nghĩa của sự kiện khai trương đối với doanh nghiệp, cửa hàng
Sự kiện khai trương không chỉ đơn thuần là một buổi lễ, mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, cửa hàng.
Trong tiếng Hán, “khai” nghĩa là mở đầu, “trương” có nghĩa là phát triển và lớn mạnh. Vì vậy, “khai trương” thể hiện mong muốn công việc kinh doanh bắt đầu thuận lợi và đạt được thành công trong tương lai.
Lợi ích của việc tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
- Tạo ấn tượng ban đầu: Khai trương giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ với khách hàng. Một sự kiện khai trương thành công có thể tạo ra cảm giác hứng khởi, thu hút sự chú ý và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
- Thu hút khách hàng: Tạo hứng thú: Các chương trình khuyến mãi, quà tặng, và hoạt động đặc biệt trong ngày khai trương sẽ thu hút đông đảo khách hàng đến trải nghiệm.
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Một sự kiện khai trương được tổ chức chuyên nghiệp sẽ cho thấy sự đầu tư nghiêm túc của doanh nghiệp vào việc kinh doanh.
Vai trò của một đơn vị tổ chức sự kiện trong việc đảm bảo sự kiện khai trương diễn ra thành công
Lên kế hoạch chi tiết và toàn diện: Đơn vị tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cụ thể cho lễ khai trương, bao gồm việc chọn địa điểm, thời gian, cách thức trang trí, và các hoạt động chính. Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào.
Thiết kế và trang trí không gian từ A-Z: Đơn vị tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm về mặt thẩm mỹ của sự kiện, đảm bảo không gian khai trương được trang trí phù hợp với thông điệp thương hiệu. Họ giúp tạo nên không khí chuyên nghiệp, ấn tượng và thu hút sự chú ý của khách mời.
Quản lý và điều phối hiệu quả: Đơn vị tổ chức sẽ đảm bảo rằng tất cả các nhân sự liên quan như MC, nhân viên phục vụ, đội kỹ thuật, và bảo vệ đều làm việc nhịp nhàng và hiệu quả. Điều này giúp sự kiện diễn ra mượt mà và không gặp trục trặc.
Hỗ trợ quảng bá, truyền thông: Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp còn hỗ trợ trong việc quảng bá sự kiện, tạo kế hoạch truyền thông, giúp gia tăng sự nhận diện và thu hút khách mời đến tham dự, bao gồm cả khách hàng tiềm năng và đối tác.
Xử lý các tình huống phát sinh: Trong quá trình diễn ra sự kiện, có thể xảy ra các tình huống không mong muốn. Đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm trong việc xử lý nhanh chóng và hiệu quả những sự cố này, đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn và diễn ra đúng kế hoạch.
Đảm bảo yếu tố kỹ thuật: Từ âm thanh, ánh sáng cho đến màn hình hiển thị, đơn vị tổ chức sự kiện đảm bảo mọi thiết bị kỹ thuật đều hoạt động trơn tru. Điều này rất quan trọng để giữ cho chương trình diễn ra chuyên nghiệp và không bị gián đoạn.
Tạo ấn tượng lâu dài với khách mời: Với sự hỗ trợ của đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, lễ khai trương sẽ trở nên ấn tượng và khó quên. Họ biết cách tạo ra những điểm nhấn trong chương trình, giúp doanh nghiệp để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng khách mời.
Nhờ sự hỗ trợ chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện, trong khi mọi khía cạnh của sự kiện đều được quản lý và điều phối chặt chẽ để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và thành công.
Trình tự tổ chức sự kiện khai trương chuẩn
1. Tiền sự kiện:
- Nghiên cứu và lập kế hoạch: Xác định ý tưởng chủ đề cho buổi khai trương, định hình phong cách sự kiện theo mục tiêu thương hiệu và khách hàng hướng tới, dự trù ngân sách cho các hạng mục cần thiết.
- Thiết kế kịch bản chương trình: Xây dựng timeline chi tiết, bao gồm lễ cắt băng khai trương, các hoạt động phụ trợ như biểu diễn nghệ thuật, trò chơi hoặc hoạt động tương tác để làm tăng sự hứng khởi cho sự kiện.
- Thi công và trang trí sự kiện: Chuẩn bị không gian tổ chức bao gồm sân khấu, backdrop, cổng chào, bàn tiếp khách, hoa tươi và hệ thống âm thanh ánh sáng nhằm tạo sự chuyên nghiệp và ấn tượng.
2. Ngày diễn ra sự kiện:
- Quản lý và điều hành sự kiện: Đón tiếp khách mời, hướng dẫn chỗ ngồi và kiểm soát an ninh nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra trật tự và đúng tiến độ.
- Nghi lễ chính: Bao gồm các bài phát biểu khai mạc của lãnh đạo doanh nghiệp, lễ cắt băng khai trương, và chụp ảnh lưu niệm để ghi lại khoảnh khắc đáng nhớ.
- Hoạt động biểu diễn và tương tác: Các tiết mục giải trí như múa, hát, và trò chơi tương tác giúp tạo không khí sôi động, thu hút sự tham gia của khách mời và làm tăng thêm sự hấp dẫn cho sự kiện.
- Dịch vụ ẩm thực: Tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, phục vụ tiệc nhẹ hoặc buffet sau lễ khai trương để khách mời có cơ hội giao lưu và thưởng thức.
3. Sau sự kiện:
- Thu dọn và hoàn tất sự kiện: Dọn dẹp địa điểm, kiểm kê thiết bị và thanh lý hợp đồng thuê mướn thiết bị, đồ dùng phục vụ sự kiện.
- Báo cáo sự kiện: Lập báo cáo tổng kết về sự kiện, bao gồm các thông tin về khách mời tham dự, đánh giá về mức độ thành công và các bài học kinh nghiệm.
- Chăm sóc sau sự kiện: Gửi thư cảm ơn hoặc quà tặng đến khách mời và đối tác để duy trì mối quan hệ, đồng thời tăng cường ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp.
Trình tự này giúp đảm bảo một sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ, có tổ chức và tạo dấu ấn tích cực cho khách mời và thương hiệu.
Báo giá các hạng mục chính trong dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương
Âm thanh, ánh sáng
| Danh mục | Chi tiết | Giá |
| Hệ thống âm thanh | ||
| Loa | Hệ thống loa chất lượng cao cho âm thanh rõ ràng | Từ 2.000.000 VNĐ |
| Micro | Micro không dây cho MC và các hoạt động trình diễn | Từ 500.000 VNĐ |
| Mixer | Mixer âm thanh để điều chỉnh và phối ghép âm thanh | Từ 1.000.000 VNĐ |
| Bộ âm thanh sự kiện ngoài trời Người chỉnh nhạc suốt buổi sự kiện | 2 loa cao đứng 2 bên + 2 micro không dây, âm thanh thương hiệu BFA chỉnh bằng lớn | 4,500,000 |
| Hệ thống ánh sáng | ||
| Đèn chiếu sáng sân khấu | Đèn chiếu sáng chuyên dụng cho sân khấu | Từ 3.000.000 VNĐ |
| Đèn trang trí không gian | Đèn trang trí cho không gian chung và tạo hiệu ứng | Từ 1.500.000 VNĐ |
Nhân sự
| NHÂN SỰ PHỤC VỤ SỰ KIỆN: | ĐVT | SỐ LƯỢNG | ĐƠN GIÁ | THÀNH TIỀN |
| Chụp hình suốt buổi sự kiện | người | 1 | 1,500,000 | 1,500,000 |
| Quay phim suốt buổi sự kiện | người | 1 | 2,800,000 | 2,800,000 |
| Nhóm vũ công biểu diễn khai mạc chương trình | nhóm 4 người | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
| MC nam chương trình dẫn chương trình khai trương | người | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
| Múa lân khai trương gồm 2 lân, trống, địa thần tài, chèng… | nhón múa | 1 | 3,200,000 | 3,200,000 |
| Chi phí vận chuyển setup hoàn thiện và tháo dọn sau sự kiện | gói | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
Thiết kế và trang trí sự kiện
| NỘI DUNG | ĐVT | SỐ LƯỢNG | ĐƠN GIÁ | THÀNH TIỀN | GHI CHÚ |
| Backdrop chính chụp hình sự kiện Kích thước 2,5m ngang 4m, khung sắt căng bạt in hiflex | cái | 1 | 1,800,000 | 1,800,000 | |
| Hashtag cầm tay khai trương | cái | 5 | 60 | 300 | |
| Trang trí bong bóng viền 2 bên backdrop | gói | 1 | 1,500,000 | 1,500,000 | Tone màu theo yêu cầu |
| Bục sân khấu 2m x 4m cao 20cm | cái | 1 | 2,500,000 | 2,500,000 | Trải thảm màu yêu cầu |
| Trải thảm màu dọc khu vực sự kiện dưới sân khấu ngang 2m dài 10m | m² | 20 | 40,000 | 800,000 | |
| Bàn tiệc teabreak: 100 khách x 65k/khách 2 bàn chữ nhật dài 1,2m phủ khăn vải màu trắng vàng trung bày: bình thủy tinh đựng trà cosy, nước lọc 2 bình hoa tươi trang trí trên bàn | 1 | 6,500,000 | 6,500,000 | Trái cây tháp gồm 5 loại nho xanh lớn, táo, cam… và 5 loại bánh ngọt, bánh mặn, kẹo bạc hà, kẹo cà phê, bánh Panacota, bánh qui | |
| Bộ cắt băng khai trương gồm đai cty kéo cắt – trụ đứng | bộ | 1 | 1,000,000 | 1,000,000 | |
| Ghế ngồi trắng – nơ màu | cái | 100 | 50,000 | 5,000,000 | |
| Bàn hội nghị phủ khăn màu | cái | 2 | 200,000 | 400,000 | |
| Bàn Cooktalk đứng | cái | 5 | 200,000 | 1,000,000 |
Quà tặng và ưu đãi
| Danh mục | Chi tiết | Giá |
| Quà tặng cho khách mời | ||
| Quà lưu niệm | Tùy chọn theo yêu cầu, bao gồm: áo thun, cốc, bút, sổ tay, vv. | Từ 50.000 VNĐ/quà |
| Voucher giảm giá | Voucher giảm giá cho sản phẩm/dịch vụ cụ thể | Từ 100.000 VNĐ/voucher |
| Chương trình ưu đãi khai trương | ||
| Giảm giá | Giảm giá trên tổng hóa đơn hoặc sản phẩm cụ thể | Tùy theo mức giảm |
| Bốc thăm trúng thưởng | Chi phí tổ chức bốc thăm, quà tặng cho người trúng thưởng | Từ 1.000.000 VNĐ |
Để có báo giá chính xác và chi tiết hơn, bạn nên liên hệ trực tiếp với đơn vị tổ chức sự kiện Willgroup để nhận được tư vấn và báo giá phù hợp với nhu cầu của bạn.
Thông tin liên hệ của chúng tôi:
SĐT/Zalo: 078 264 9999
Fanpage: Will Production
Email: Willgroup.vn
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói tại Willgroup
Nhận thông tin và yêu cầu từ khách hàng
- Tiếp nhận thông tin sơ bộ: Khách hàng cung cấp các yêu cầu về sự kiện như quy mô, thời gian, địa điểm, ngân sách dự kiến.
- Tư vấn ban đầu: Đội ngũ tổ chức sự kiện tư vấn về ý tưởng, phong cách, và các yếu tố liên quan (trang trí, nhân sự, hoạt động).
- Khảo sát địa điểm: Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức để đánh giá không gian, bố trí khu vực sân khấu, đón tiếp, khu vực tiệc, lối đi…
Lập kế hoạch và báo giá
- Thiết kế kịch bản chương trình: Lên kế hoạch chi tiết về timeline sự kiện từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Bao gồm các hoạt động như lễ cắt băng khai trương, phát biểu, trình diễn, tiệc nhẹ.
- Lập kế hoạch ngân sách: Báo giá chi tiết từng hạng mục bao gồm trang trí, nhân sự, âm thanh ánh sáng, quà tặng và các chi phí phát sinh khác.
- Thống nhất kịch bản và ngân sách: Gửi bản kế hoạch và ngân sách để khách hàng xem xét và điều chỉnh nếu cần.
Ký kết hợp đồng và đặt cọc
- Ký hợp đồng: Sau khi khách hàng đồng ý với kịch bản và báo giá, hợp đồng chính thức được ký kết, bao gồm các điều khoản về trách nhiệm, thời gian, và chi phí.
- Đặt cọc: Khách hàng thanh toán khoản đặt cọc để đảm bảo sự kiện được triển khai đúng tiến độ.
Chuẩn bị và sản xuất
- Thiết kế và sản xuất vật liệu sự kiện: Thi công backdrop, banner, cổng chào, sân khấu, và các vật liệu trang trí khác.
- Thuê nhân sự và thiết bị: Thuê MC, ca sĩ, diễn viên biểu diễn, đội ngũ kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, quay phim chụp ảnh. Đặt thuê các thiết bị cần thiết như màn hình LED, loa, micro, đèn chiếu.
- Truyền thông sự kiện: Đưa thông tin về sự kiện lên các kênh truyền thông, mạng xã hội, và gửi thiệp mời đến khách hàng, đối tác.
Setup địa điểm và chạy thử chương trình
- Setup địa điểm: Bố trí sân khấu, trang trí backdrop, cổng chào, khu vực tiếp tân, bàn ghế khách mời và không gian tiệc nhẹ.
- Kiểm tra âm thanh, ánh sáng: Chạy thử toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, và các thiết bị hỗ trợ.
- Tập dượt chương trình: MC, nhân sự và nghệ sĩ biểu diễn tập dượt theo kịch bản đã lên.
Diễn ra sự kiện
- Đón tiếp khách mời: Lễ tân và nhân viên phục vụ hướng dẫn khách mời vào chỗ ngồi và cung cấp thông tin sự kiện.
- MC điều hành chương trình: MC giới thiệu chương trình, phát biểu của đại diện doanh nghiệp và khách mời, sau đó tiến hành các nghi lễ chính như cắt băng khai trương.
- Hoạt động biểu diễn và giải trí: Bao gồm các tiết mục biểu diễn nghệ thuật (ca hát, nhảy múa) và các hoạt động tương tác như bốc thăm trúng thưởng, mini games.
- Kết thúc chương trình: Tổng kết chương trình, chụp ảnh lưu niệm với khách mời và đối tác.
Thu dọn và hoàn tất
- Thu dọn địa điểm: Sau khi sự kiện kết thúc, đội ngũ Willgroup sẽ tiến hành thu dọn và hoàn trả địa điểm.
- Kiểm kê và thanh toán: Kiểm kê các thiết bị, vật dụng đã sử dụng và thực hiện thanh toán các chi phí còn lại với khách hàng.
Báo cáo sau sự kiện và chăm sóc khách hàng
- Báo cáo kết quả sự kiện: Cung cấp báo cáo về số lượng khách mời tham dự, đánh giá về sự kiện, những điểm nổi bật và rút kinh nghiệm.
Chăm sóc khách hàng: Gửi thư cảm ơn, quà tặng cho khách hàng và khách mời tham dự để duy trì mối quan hệ.
Vì sao nên chọn Willgroup để tổ chức sự kiện khai trương trọn gói
Kinh nghiệm chuyên môn: Willgroup có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện khai trương lớn nhỏ, đảm bảo quy trình chuyên nghiệp từ khâu lên ý tưởng đến triển khai thực tế.
Đội ngũ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên của Willgroup không chỉ dày dặn kinh nghiệm mà còn nhiệt tình, sáng tạo, và luôn sẵn sàng tư vấn để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng nhất.
Thiết bị hiện đại: Willgroup sở hữu hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu và các công nghệ tiên tiến, đảm bảo mang đến không gian sự kiện chuyên nghiệp và đẳng cấp.
Tùy chỉnh theo yêu cầu: Willgroup hiểu rằng mỗi sự kiện khai trương đều có đặc điểm riêng, vì vậy họ luôn linh hoạt trong việc tùy chỉnh dịch vụ theo nhu cầu và ngân sách của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí: Nhờ vào việc cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện từ A-Z, Willgroup giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện ở mức cao nhất.
Chọn Willgroup là bạn đang chọn sự an tâm và thành công cho sự kiện khai trương của mình.
Chọn dịch vụ tổ chức khai trương tại Willgroup, bạn sẽ được trải nghiệm một sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp và đáng nhớ.
Thông tin liên hệ của chúng tôi:
SĐT/Zalo: 078 264 9999
Fanpage: Will Production
Email: willgroup.vn@gmail.com
Hãy để chúng tôi giúp bạn biến những ý tưởng thành hiện thực và mang lại thành công cho sự kiện khai trương của bạn.
>>> Xem thêm: Bí Quyết Tổ Chức Sự Kiện Để Tạo Ấn Tượng Mạnh Mẽ 2024
>> Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Và Các Hoạt Động Đặc Sắc 2024
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện khai trương
- Lập kế hoạch chi tiết: Khi tổ chức sự kiện khai trương, điều quan trọng đầu tiên là lập kế hoạch chi tiết. Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được mọi khía cạnh của sự kiện từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi kết thúc.
- Chọn địa điểm phù hợp: Địa điểm phải dễ tìm, thuận tiện cho khách mời di chuyển và có đủ không gian cho các hoạt động dự kiến. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến các yếu tố như bãi đỗ xe, an ninh, và các tiện nghi cần thiết như âm thanh, ánh sáng, và nhà vệ sinh. Khảo sát địa điểm trước khi quyết định lựa chọn là bước không thể bỏ qua.
- Thiết kế và trang trí: Thiết kế và trang trí sự kiện khai trương cần phải phù hợp với thương hiệu và thông điệp mà bạn muốn truyền tải.
- Chuẩn bị nội dung chương trình: Nội dung chương trình của buổi khai trương phải được chuẩn bị chu đáo và logic để giữ sự quan tâm của khách mời.
- Quản lý nhân sự: Để tổ chức sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ, việc quản lý nhân sự là rất quan trọng. Bạn cần có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện.
- Kiểm tra và dọn dẹp: Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thiết bị và vật dụng để đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động tốt. Điều này bao gồm âm thanh, ánh sáng, màn hình, và các trang thiết bị khác.
- Đánh giá và rút kinh nghiệm: Sau khi sự kiện kết thúc, bạn nên tổ chức một buổi đánh giá để rút kinh nghiệm. Hãy xem xét lại toàn bộ quá trình tổ chức, từ việc lên kế hoạch, triển khai, đến thực hiện sự kiện. Điều này giúp bạn nhận ra những điểm mạnh và yếu của sự kiện, từ đó cải thiện cho những lần tổ chức sau.
